INFORMACJA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Szanowni Państwo

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejsza informacja służy poinformowaniu mieszkańców i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, o czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa w Kleosinie z siedzibą przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 10, 16-001 Kleosin KRS: 0000167660, NIP: 5420206946, REGON: 001221170, telefon: 85 749-90-80, e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod adresem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub listownie na adres ul. Warszawska 79, 15-201 Białystok, jako adres siedziby firmy.

Bezpieczeństwo Danych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Obecnie Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE).

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach:

• Dane członków Spółdzielni Dane zarejestrowanych członków Spółdzielni przetwarzane są w celu realizacji celów statutowych. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze z późniejszymi zmianami oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych z późniejszymi zmianami. Dane członków Spółdzielni są przetwarzane do momentu wygaśnięcia roszczeń wynikających z tytułu posiadania prawa do nieruchomości.
• Dane mieszkańców: Dane właścicieli lokali przetwarzane są celem obsługi nieruchomości. Dane mieszkańców przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Dane mieszkańców są przetwarzane do momentu wygaśnięcia roszczeń wynikających z tytułu posiadania prawa do nieruchomości.
• Dane najemców / dzierżawców Dane osób wynajmujących lokale / dzierżawiących tereny, które znajdują się w zasobach spółdzielni przetwarzane są celem realizacji zawartej przez strony umowy. Dane te podlegają utylizacji po przedawnieniu roszczeń z tytułu umowy najmu / dzierżawy. W przypadku braku roszczeń po 5 latach od wygaśnięcia umowy.
• Dane osobowe dłużników Dane osób zalegających z opłatami wobec Spółdzielni przetwarzamy w celu windykacji należności. Dane te przetwarzamy realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz w oparciu o przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Dane te przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń.
• Dane osób biorących udział w postępowaniach przetargowych Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych. Wszystkie informacje dotyczące osób/podmiotów, z którymi Spółdzielnia na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego spółdzielnia podpisze umowę przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Natomiast dane zawarte w ofertach, które nie zostały wyłonione w drodze przetargu niszczymy po 3 latach.
• Dane osób biorących udział w pracach komisji d/s wyboru i oceny ofert dla robót budowlanych usług i dostaw realizowanych w SM KLEOSIN Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego wyboru wykonawców na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych, dostawców i usługodawców. Wszystkie informacje dotyczące osób/podmiotów, z którymi Spółdzielnia na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego podpisze umowę przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy.
• Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa kodeks pracy i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem.
  Dane dotyczące kandydatów do pracy posiadamy dzięki wyrażonym nam zgodą i przetwarzamy je przez czas prowadzenia rekrutacji. Niemniej w sytuacji, kiedy wyrażacie Państwo zgodę na potrzeby przyszłych rekrutacji możemy je zatrzymać na okres 5 lat.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne, podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
• modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
• całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
• niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
• wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzania danych osobowych (w tym wycofania zgody);
• przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

Dodatkowe Informacje

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przedstawione w niniejszej informacji zasady wynikające z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych(RODO) –. obowiązują od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej informacji, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.